Hvem er ansvarlig

Tolketjenesten AS (org.nr. 986 577 165) er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn gjennom tolke.no og tilknyttede publikasjoner og tjenester.

Nettsiden og Tolke App, systemet vi bruker for bestilling og tolkeoppdrag, leveres og driftes av Seria AS. Seria og våre øvrige IT-leverandører behandler opplysningene på våre vegne, for å levere og forbedre tjenestene.

Hvorfor vi lagrer informasjon

• For at systemet skal kjenne deg igjen, så du kan bruke tjenestene våre.
• For å ha en bekreftelse på kjøp og påmelding.
• For at du skal kunne melde deg på arrangementene våre.
• For å sende deg oppdatert informasjon om kurs og konferanser du har meldt deg på.
• For å utvikle og forbedre tjenestene, ved å forstå hvordan de brukes.
• For å formidle tolkeoppdrag mellom kundene våre og tolkene, og beregne honorar og fakturagrunnlag.
• For å behandle søknader.

Hva vi samler inn

Når du besøker nettsiden

Det loggføres hvilke sider som er besøkt, tidspunkt, nettleser og hvilken IP-adresse besøket kommer fra.

Når du registrerer en brukerkonto

Vi lagrer e-postadressen din. Du kan også velge å oppgi fullt navn og telefonnummer.

Når du melder deg på kurs og konferanser

Vi lagrer bare den informasjonen du selv oppgir ved påmeldingen.

Tolke App

Bestillinger og tolkeoppdrag håndteres i Tolke App fra Seria. Kundene bestiller i en egen portal, tolkene får forespørsler og oppdrag i en app, og kontoret vårt følger opp oppdragene.

Når du bestiller tolk

Vi lagrer det som trengs for å gjennomføre oppdraget: språk, tid, sted, oppdragstype og fagområde, og tema og referanse. Tema og referanse følger med til tolken og fakturaen. Temaet lagres kryptert.

Tolkene får først persondata ved tildeling av oppdrag

Før et oppdrag er tildelt, ser tolkene bare et omtrentlig område til oppmøte. Adressen vises først når én tolk har takket ja og taushetsplikten gjelder. Interne notater fra bestillier til kontoret går aldri til tolken.

Når du er tolk hos oss/

Du registrerer deg selv i appen, og vi godkjenner deg. Vi bruker kvalifikasjonsnivået ditt fra Nasjonalt tolkeregister og dokumentasjonen du laster opp, for eksempel politiattest, HPR-autorisasjon og taushetserklæring når fagområdet krever det. Honorar og lønnsgrunnlag beregnes i systemet og går videre til regnskapssystemet.

Sikkerhet

Vi har vår egen database og fillagring i Tolke App, og ingenting deles med andre byråer. Trafikken er kryptert, og kontor, kunde og tolk har hver sin inngang og ser bare sitt.

Grunnlaget for behandlingen

Vi behandler bare personopplysninger når vi har et lovlig grunnlag for det etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6:

• Brukerkonto, kjøp og påmelding Nødvendig for å oppfylle avtalen med deg (artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
• Bestilling og tolkeoppdrag i Tolke App Nødvendig for å oppfylle avtalene med kundene og tolkene våre (artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
• Tilgangslogg i Tolke App Rettslig forpliktelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).
• Logg over besøk og forbedring av tjenestene Vår berettigede interesse i å drive en sikker og god nettside (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
• Informasjonskapsler som ikke er nødvendige Ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Du kan trekke det tilbake når som helst.

Deling med andre

Informasjon du gir oss lagres bare i våre systemer. Den selges ikke videre, og brukes bare til å gi deg mer relevant informasjon og bedre tjenester.

Noen ganger engasjerer vi andre firmaer for å bidra til utviklingen vår. Da kan de få de opplysningene de trenger for å gjøre jobben. Når et tolkeoppdrag er tildelt, får tolken opplysningene som trengs for å gjennomføre det. Ellers utleveres personopplysningene dine ikke til andre uten at du har samtykket, eller at vi er rettslig forpliktet til det.

Lagring og sletting

Dataene, både fra nettsiden og Tolke App, lagres hos Seria sin underleverandør Microsoft, i skyløsningen Azure. Alle data er lagret i Norge. Sikkerhetskopiene lagres innen EØS.

Personopplysningene lagres i inntil seks måneder, og slettes deretter. Du kan når som helst be oss slette dem tidligere.

Unntaket er tilgangsloggen i Tolke App, som viser hvem som gjorde hva og når. Den lagres i minst fem år, som loven krever.

Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) til å lagre anonym identifikasjon lokalt i nettleseren din. De gjør nettsiden enklere å bruke, for eksempel ved å huske skjemadata du har skrevet inn.

Informasjonskapsler som ikke er nødvendige for at nettsiden skal virke, bruker vi bare hvis du har samtykket. Tredjeparter som Google Analytics og Facebook Pixel kan da hente ut IP-adresse og data om hvordan du bruker nettsiden. Vi skal påse at de behandler dataene i tråd med norsk regelverk.

Du kan endre eller trekke tilbake samtykket når som helst under Samtykkeinstillinger nederst på siden.

Deling på sosiale medier

Sidene våre har knapper for å dele innhold på blant annet Facebook og LinkedIn. Bruker du dem, gjelder personvernreglene til den tjenesten du deler til.

Slik styrer du informasjonskapsler selv

Du kan slette informasjonskapsler i nettleseren når som helst, eller stille den inn så den ikke lagrer dem. Da forsvinner personlige innstillinger, og noen funksjoner kan slutte å virke.

Dine rettigheter

Det er du selv som registrerer informasjonen hos oss. Du har disse rettighetene:

• Innsyn Få vite hvilke opplysninger vi har registrert om deg.
• Retting Få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet eller supplert.
• Sletting Få opplysningene slettet, så lenge tjenesten ikke har særlige krav og grunner til å ta vare på dem.
• Begrensning Be om at behandlingen begrenses.
• Protest Protestere mot behandlingen.
• Dataportabilitet Få utlevert opplysningene dine i et format du kan ta med deg.
• Trekke tilbake samtykke Når som helst, for behandling som bygger på samtykke.
• Klage Klage til Datatilsynet hvis du mener vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket.

Kontakt oss for å bruke rettighetene dine. Vi svarer uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.

Ved mistanke om grovt feilaktige opplysninger i en brukerprofil kan vi slette kontoen uten nærmere saksgang.

Lover og mer informasjon

• Personopplysninger behandles etter personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).
• Bruk av informasjonskapsler reguleres av ekomloven § 3-15.
• Datatilsynet forklarer hva en personopplysning er, hvilke rettigheter du har og hvordan informasjonskapsler virker.

Kontakt oss

Har du spørsmål om personvern, eller vil du bruke rettighetene dine? Ta kontakt.